상대방에게 내용을 이해시키려면 “앞으로 이런 이야기를 하겠습니다”라는 주제를 먼저 알려주고 시작해야 한다. 듣는 사람의 관심을 끌 수 있는 주제가 공유되지 않는다면 정보는 상대방의 뇌에 남지 않고 빠져나가 버릴지 모른다. 만약 주제를 알지 못한 채 갑자기 세세한 이야기를 들으면 ‘응? 지금 무슨 말을 하는 거지?’라며 머릿속이 물음표로 가득해질 수도 있다. 주제를 공유함으로써 이야기의 전체 그림을 알려줘야 듣는 사람이 ‘들을 준비’를 할 수 있는 것이다.

이야기의 주제를 전달했다면 그다음은 ‘수’가 중요하다. 이야기의 중요한 사항이 몇 가지인지 전달하는 것이다. “오늘 논의할 것은 한 가지입니다”처럼 하고 싶은 말이 몇 가지인지 말해두면 듣는 사람은 이야기의 전체 흐름을 예상할 수 있어서 전달력이 커진다. 앞으로 본론을 시작하기 전에 “이번 회의 안건은 두 가지인데, 바로 ▲▲와 △△입니다”라는 식으로 말해보자. 마치 책을 읽기 전에 목차를 보면 흐름이 파악되는 것처럼.

‘주제’, ‘(말하고 싶은 내용의) 수’, ‘결론’을 전달한 뒤에는 어째서 그런 ‘결론’이 도출되었는지, ‘이유’와 ‘구체적인 사례’가 이어져야 한다. 이때 조심해야 할 점은 이유와 구체적인 사례가 길어지면 자칫 상대방이 주제를 잊을 수도 있다. 그래서 이유를 다 말한 뒤에는 마지막에 “이러한 이유로 인해 △△ 결과를 생각하게 되었습니다”라는 식으로 다시 한번 반복해 상대방의 기억을 일깨워야 한다.

주제와 수를 전달하고 상대방이 이야기를 들을 준비가 되었다면 곧장 ‘결론’을 말하자. 특히 바쁜 상사는 두괄식으로 결론부터 먼저 듣기를 원할 것이다. 결론에 대한 근거와 설명은 뒤에 이어지면 된다. 구구절절한 사연부터 들은 뒤 결론까지 기다리기엔 마음의 여유가 없을 것이다. 만약 결론부터 전달하는 게 어색하다면 “결론부터 말씀드리겠습니다”라고 머리말을 달아보자. 그렇게 하면 ‘이후에 상세한 설명을 하겠구나’라며 상대방도 기다릴 수 있을 테니까.

말을 잘하는 사람은 많은 말을 하지 않아도, 자신이 말하고자 하는 핵심만 명쾌하게 전달한다. 우리 뇌는 복잡한 걸 싫어하기 때문에 단순화하지 않으면 기억에 남지 않는다. 혹여 자신의 지식을 자랑하기 위해 전문 용어, 영어, 한자 등을 사용하거나, 자신의 지식을 과시하기 위해 부수적인 내용이 이어진다면 듣는 사람은 점점 지치게 되고, 이야기의 핵심은 흐릿해질 수밖에 없다. 어쩌면 머릿속으로 ‘이제 그만 말을 멈춰!’를 외치고 있을지도 모른다.